Polityka prywatności Homezzy HQ
Wersja z 9 października 2026 r.
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem jest Concept Avenue sp. z o.o., działająca pod marką Homezzy, ul. Przemiarki 23/72, 30-384 Kraków, NIP 6762589000. Kontakt: hello@homezzy.pl, telefon +48 577 932 360. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Żądania dotyczące danych obsługuje administrator pod wskazanym adresem e-mail.
2. Do czego służy aplikacja
Homezzy HQ jest narzędziem dla upoważnionych pracowników i współpracowników. Służy do prowadzenia wizyt, dokumentacji nieruchomości oraz obsługi firmowej poczty i kalendarza. Dostęp wymaga konta przyznanego przez organizację. Polityka obejmuje aplikację i powiązaną obsługę systemu, ale nie zastępuje informacji przekazywanych właścicielom nieruchomości ani pracownikom w związku z konkretną umową lub obowiązkiem prawnym.
3. Jakie informacje są przetwarzane
Zakres zależy od używanych funkcji i obejmuje:
• dane konta, identyfikator użytkownika, dane logowania, uprawnienia i informacje sesji;
• imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonu i dane adresowe wprowadzone w ramach obsługi spraw;
• informacje o nieruchomości, wyposażeniu, instalacjach, terminy wizyt, zadania, notatki i odpowiedzi w wywiadzie;
• wykonane lub wybrane zdjęcia, plany, dokumenty i informacje o przesłaniu plików;
• nadawców, odbiorców, tematy, treści i obsługiwane załączniki firmowej korespondencji;
• dane techniczne połączenia, w tym adres IP, oraz informacje potrzebne do obsługi i zabezpieczenia systemu.
Dane pochodzą od użytkownika, administratora konta, właścicieli i ich przedstawicieli, osób kontaktujących się z firmą oraz firmowego systemu. Nie należy dodawać zbędnych danych osób postronnych, dokumentów tożsamości ani informacji szczególnie wrażliwych.
4. Cele i podstawy
Dane wykorzystujemy do obsługi kont, organizowania wizyt i współpracy, dokumentowania nieruchomości, prowadzenia korespondencji oraz ochrony systemu i roszczeń. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i zabezpieczeniu działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, lub podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie wymaganym przepisami stosujemy art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia lub konkretnej umowy przekazujemy odrębnie. Systemowe zezwolenie na aparat nie jest zgodą na wszystkie cele przetwarzania danych.
5. Uprawnienia urządzenia
Aparat służy do wykonania zdjęć dokumentacyjnych. Systemowy wybór zdjęć i plików służy dodaniu wskazanych materiałów. Odmowa dostępu do aparatu uniemożliwia wykonanie zdjęcia w tej funkcji; można skorzystać z wyboru istniejącego materiału. Uprawnienia można zmienić w ustawieniach urządzenia. Adres nieruchomości wprowadzony w formularzu jest częścią dokumentacji sprawy.
6. Dostęp do danych i usługi zewnętrzne
Dane są dostępne upoważnionym osobom zgodnie z nadanymi uprawnieniami. System korzysta z hostingu home.pl, a wybrane materiały z firmowego systemu mogą być archiwizowane na Google Drive. Obsługa korespondencji obejmuje infrastrukturę poczty firmowej. Apple i Google obsługują dystrybucję aplikacji zgodnie z zasadami swoich sklepów. Expo jest wykorzystywane do przygotowania pakietów aplikacji; nie oznacza to przekazywania mu wszystkich dokumentów klientów.
Google Drive jest używany w ramach Google Workspace, dla którego przyjęliśmy dodatek dotyczący przetwarzania danych (CDPA). Korzystanie z usług Google może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dodatek przewiduje mechanizmy ochrony transferów, w tym standardowe klauzule umowne, zależnie od miejsca i warunków przetwarzania. Nie oznacza to przechowywania wszystkich danych wyłącznie w Polsce lub EOG. Informacje o zabezpieczeniach transferów i sposobie uzyskania ich kopii można uzyskać pod adresem hello@homezzy.pl. Treść dodatku: https://admin.google.com/terms/apps/8/2/en/dpa_terms.html.
7. Kopie na urządzeniu i bezpieczeństwo
Szkice wywiadów oraz pliki zapisywane w magazynach zdjęć i dokumentów aplikacji są szyfrowane, a klucze przechowywane w systemowym magazynie urządzenia. Dane są rozdzielone według kont i spraw. Nie oznacza to gwarancji szyfrowania każdego pliku tymczasowego lub pliku zapisanego poza aplikacją. Połączenia aplikacji z CRM korzystają z HTTPS.
Wylogowanie lub potwierdzenie wysyłki nie usuwa automatycznie lokalnych kopii zdjęć i dokumentów. Użytkownik powinien chronić urządzenie blokadą i zgłaszać jego utratę. Nie należy usuwać danych aplikacji przed potwierdzeniem przekazania potrzebnej dokumentacji. Procedura usuwania zbędnych kopii musi obejmować również urządzenia, a nie tylko serwer.
8. Przechowywanie danych
Dane konta przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi dostępu i współpracy, a dokumentację spraw przez czas niezbędny do ich obsługi, realizacji umów, wykonania obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń. Dla zwykłych zapytań zakończonych bez umowy przyjęliśmy maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, z wcześniejszym usunięciem danych zbędnych. Nie jest to wspólny termin dla podpisanych umów, dokumentacji pracowniczej, całych wywiadów ani dowodów potrzebnych w sporze.
Co miesiąc ręcznie przeglądamy zbędne szkice HQ i kopie na urządzeniach, zachowując materiały potrzebne do umów, obowiązków prawnych i roszczeń. Aplikacja nie usuwa tych kopii automatycznie po wylogowaniu ani po wysłaniu. Odebranie dostępu nie oznacza usunięcia dokumentów firmowych.
Usunięcie danych z bieżącej dokumentacji nie oznacza natychmiastowego usunięcia każdej kopii zapasowej. Cykl usuwania po stronie dostawcy może być odrębny. Dodatek Google przewiduje zakończenie usuwania z jego systemów do 180 dni od odpowiedniej dyspozycji nieodwracalnego usunięcia, z wyjątkami wynikającymi z prawa. Nie jest to okres przechowywania wszystkich danych przez Homezzy ani termin odpowiedzi na wniosek. W sprawie okresu przechowywania konkretnej kategorii danych można skontaktować się z nami pod adresem hello@homezzy.pl.
9. Prawa i kontakt
Na warunkach RODO przysługują prawa dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec uzasadnionego interesu. Zgodę, jeśli stanowi podstawę, można wycofać. Można złożyć skargę do Prezesa UODO. Wniosek należy wysłać na hello@homezzy.pl, bez hasła i bez rutynowego dołączania dokumentu tożsamości. Może być potrzebna proporcjonalna weryfikacja. Odpowiedź następuje co do zasady w ciągu miesiąca; dopuszczalne przedłużenie wymaga uzasadnienia. Usunięcie konta nie obejmuje automatycznie dokumentów wymaganych prawem.
10. Wniosek o usunięcie konta lub danych Homezzy HQ
W sprawie usunięcia konta lub danych napisz na hello@homezzy.pl, wskazując w temacie „Homezzy HQ — usunięcie konta lub danych”. Podaj adres e-mail konta i określ, czy wniosek dotyczy konta, wybranych danych czy obu tych rzeczy. Nie podawaj hasła. Jeśli nie masz już dostępu do adresu konta, opisz tę sytuację; sposób weryfikacji ustalimy indywidualnie i proporcjonalnie do wniosku.
Rozpatrzymy wniosek zgodnie z prawami opisanymi w punkcie 9. Samo zablokowanie dostępu lub wylogowanie nie jest usunięciem danych. Dokumenty firmowe mogą zawierać dane innych osób i podlegać obowiązkom przechowywania; usunięcie konta nie oznacza usunięcia całej dokumentacji sprawy. Jeżeli część danych musi pozostać z powodu obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń, w odpowiedzi wyjaśnimy zakres i podstawę ich dalszego przechowywania. Wniosek o dane na urządzeniu powinien wskazywać również, czy nadal masz to urządzenie. Nie usuwaj jedynej kopii potrzebnych materiałów przed potwierdzeniem ich przekazania administratorowi.
11. Wymagalność danych i aktualizacje
Dane uwierzytelnienia są konieczne do korzystania z konta. Pola wymagane oznaczono w formularzach; ich brak może uniemożliwić ukończenie czynności. Aplikacja służy do obsługi spraw przez upoważnione osoby: nie ocenia automatycznie klientów ani nie podejmuje wobec nich zautomatyzowanych decyzji. Decyzje podejmują ludzie. Politykę należy aktualizować wraz ze zmianą funkcji, dostawców i procesów.